De planning- & control cyclus voor het jaar 2017 is in het voorjaar 2016 gestart met de Voorjaarsnota. Deze Voorjaarsnota is conform het raadsbesluit gebruikt als leidraad voor het opstellen van deze Programmabegroting 2017 - 2020. De nu voorliggende begroting geeft vervolgens de budgettaire kaders op hoofdlijnen weer, inclusief een geactualiseerd meerjarenperspectief 2017-2020. In het begrotingsjaar zelf informeren wij u over de voortgang via bestuursrapportages. Vervolgens verantwoorden we ons in het voorjaar van 2018 met het jaarverslag en de -rekening.   

De gemeente Helmond werkt aan de doorontwikkeling van de p&c- producten om deze transparanter en leesbaarder te maken. In dat kader is er een aantal verbeteringen doorgevoerd in de voorliggende Programmabegroting die vooral tot doel hebben om de leesbaarheid te vergroten, mede i.v.m. de introductie van de web-based versie van de begroting. Deze verbeteringen zullen ook worden doorgevoerd in de nog te verschijnen p&c- producten. Daarnaast wordt het opstellen van onze bestuurlijke p&c-producten ondersteund vanuit een nieuwe p&c-applicatie.

Onder Fiscaliteiten wordt verstaan de behandeling van Rijksbelastingen en het BTW-compensatiefonds.

Organisatorisch was Fiscaliteit tot de reorganisatie onderdeel van de afdeling AFI (AO-IC/Fiscaliteiten en Inkoop) Na de reorganisatie is Fiscaliteit onderdeel geworden van de afdeling Advies en Beleid. Hierdoor wordt Fiscaliteit meer gepositioneerd aan de voorkant van het proces ten opzichte van het oude positionering bij AFI. Daardoor zijn de mogelijkheden verbetert om fiscaliteit eerder te betrekken bij de financiële gevolgen van investeringen en exploitaties.

Fiscale kennis
De reorganisatie nodigt uit tot een nieuwe kijk op de verspreiding van fiscale kennis binnen de organisatie. In de bouwopdracht van de nieuwe afdeling zal hiervoor aandacht worden gevraagd. Het voornemen bestaat om een fiscaal opleidingsplan samen te stellen en het instellen van een periodiek fiscaal afstemmingsoverleg zal worden overwogen.

Tax Control Framework
In 2011 heeft de gemeente met de belastingdienst een convenant horizontaal toezicht gesloten. Het convenant gaat uit van een wederzijdse houding van vertrouwen, begrip en transparantie. Binnen de gemaakte afspraken heeft de gemeente zich verbonden tot het opstellen van een Tax Control Framework. Een samenstel van acties en vastleggingen op basis waarvan de gemeente laat zien dat zij steeds beter fiscaal in control komt. In 2015 en 2016 is hiervoor als proef de tool key2control gebruikt.  In 2016 zal de beslissing worden genomen om de tool wel of niet permanent te gaan gebruiken.   

Naast de voortdurende dagelijkse fiscale advisering kunnen de volgende onderwerpen in het bijzonder worden genoemd:
Loonheffingen/ Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties:
Per 1 mei 2016 is de oude VAR-regeling (Verklaring Arbeidsrelatie) vervangen door een systeem van Modelovereenkomsten. De wijziging zal met name gevolgen hebben voor de arbeidsrelatie van ZZP'ers met de gemeente. De periode tot 1 mei 2017 is als transitieperiode aangemerkt. Vóór 1 mei 2017 moet de transitie hebben plaatsgevonden.
Vennootschapsbelasting:
Per 1 januari 2016 is de gemeente belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Om de implementatie van de belastingplicht te verzorgen is een projectgroep actief. Vanwege de reorganisatie zal de projectgroep van samenstelling wijzigen.
BTW/compensatiefonds:
Vanwege wijzigingen in het BBV per 1 januari 2017 dienen de overheadkosten op een andere manier te worden geadministreerd. Deze wijze van administreren heeft invloed op het vaststellen van het forfaitair mengpercentage op de gemengde kosten.

De wereld in en rondom om de gemeente Helmond verandert in snel tempo. De drie decentralisaties, de transformatie van het Sociaal Domein en de komende Omgevingswet vragen om een andere rol van de gemeentelijke overheid. Maar ook de rol van digitalisering in de samenleving en de mogelijkheden die big data bieden zorgen voor een veranderend perspectief voor de gemeente. De gemeente kan en wil niet langer alles zelf doen en zal de komende jaren veel meer in co-creatie treden  met burgers, ondernemers, partners en de markt om zo ook de bureaucratie verder tegen te gaan . Daarnaast wil de gemeente Helmond haar basis op orde hebben en investeren in de kwaliteit van haar mensen. Dit gaat samen met een opdracht om invulling te geven aan een bezuiniging die noodzakelijk is om de gemeente financieel gezond te houden. ‘Mensen maken de stad, samen maken we het verschil’ is de missie van de gemeente Helmond. Bovenstaande zaken zijn de strategische stappen die ertoe leiden dat deze missie bereikt wordt. Samenvattend:

• Basis op orde, bezuiniging en maximaal gedigitaliseerd;
• Transactionele dienstverlening standaard waar het kan, maatwerk waar nodig en ketengericht;
• Doorontwikkeling transformatie Sociaal Domein;
• Strategisch beleid in programma’s;
• Democratie in co-creatie.

Sturing op leiderschap, cultuur, werkattitudes ten behoeve van organisatieperformance
Alleen door effectief te anticiperen op prominente ontwikkelingen kan de gemeente Helmond ook in de toekomst tegemoet (blijven) komen aan de actuele belangen, wensen en behoeften van allerlei partijen in de samenleving.
Dit vraagt om ander gedrag en een andere houding van de medewerkers. Vakmensen werken zelfstandig, projectmatig en zaakgericht en weten tegelijkertijd hoe zij integraal moeten denken en handelen in steeds wisselende coalities of netwerken. Kosten-bewust, in het belang van de samenleving en in opdracht van het bestuur. Dat vraagt om management, krachtig sturend op hoofdlijnen met aandacht voor samenwerking, innovatie en prestaties. De vier kernnormen om onze nieuwe gewenste cultuur te duiden zijn de volgende:

Uiteindelijk zal deze slag, de professionele kwaliteit van de medewerkers en het management, cruciaal blijken bij het waar maken van onze ambities voor de stad. Mensen maken de stad en mensen (medewerkers) maken ook de organisatie. Om dit succesvol te kunnen doen, zal een nieuwe cultuur zich gaan nestelen, gericht op  sturing op gedrag, houding en resultaten. De kern van de nieuwe organisatie, verwoord in de vier kernnormen, is horizontaal organiseren. Dit betekent dat leiderschap op alle niveaus de basis is van een succesvolle organisatie.
In 2017 zal de vastgestelde organisatiestructuur, organisatiecultuur en werkwijze verder worden doorontwikkeld.  We worden een flexibele organisatie die steeds meer van buiten naar binnen denkt en werkt. Niet de hokjes en systemen zijn leidend, maar onze samenleving, inwoners en bedrijven. Het programmatisch en projectmatige werken wordt geïntensiveerd en geprofessionaliseerd, zo ook co-creatie. Digitalisering speelt een belangrijk rol in dit proces en zal de basis en opmaat zijn naar een andere manier van werken.
Om dit alles te bereiken zijn per organisatieonderdeel bouwopdrachten vastgesteld waarin de belangrijkste ontwikkelopgaven zijn opgenomen voor de komende 2 jaar. Ook bevatten deze bouwopdrachten een taakstelling per afdeling. Tevens ligt er een collectieve bouwopdracht voor het management als geheel. Zij zullen verder invulling geven aan de uitgangspunten van de nieuwe organisatie en de cultuurverandering inzetten.

Politiek-bestuurlijke ambities en organisatieontwikkelingen
Onderstaand zij in het kort de belangrijkste ambities van de stad en de politiek verwoord.

Coalitieakkoord
In het coalitieakkoord staan de ambities voor deze collegeperiode als volgt verwoord:

• Kracht en creativiteit van mensen aanspreken: nieuwe vormen van samenwerking ontwikkelen en zorgen voor een transparante overheid
• Een Sociale stad zijn met een sociaal vangnet
• Ruimte aan ontwikkeling en initiatief, passend bij stad en economisch tij
• Voldoende vestigingsmogelijkheden voor bedrijven, (vraag uit de markt), meer banen en stageplekken
• Initiatieven nemen om duurzaamheid te versterken.
• Veilige stad: respectvolle omgang, veiligheids- en sociaal beleid nauw verweven. Discriminatie tolereren wij niet.
• De Gemeente houden wij financieel gezond; bezuinigen noodzaak.
• De vraag is hoe wij deze ambities tot leven laat komen. Welke organisatie hebben we hierbij nodig? In het onderstaande wordt verder ingegaan op meer specifiek de strategische agenda en de gewenste organisatieontwikkeling.

Regionale samenwerking
Voordat nader wordt ingegaan op de eigen organisatieontwikkeling, allereerst een korte reflectie op de regionale samenwerking. De afgelopen jaren is veel energie gestoken om te komen tot samenwerking op Peel 6.1 niveau. Bij deze samenwerking lag een sterke focus op het realiseren van nieuwe structuren volgens de WGR. Deze wijze van samenwerking doet en deed onvoldoende recht aan de verantwoordelijkheid van de gemeente Helmond zelf.
Let wel, samenwerking is zeer zeker nodig in deze tijd vol veranderingen. De samenwerkingsvormen zullen volgens ons echter een ander karakter hebben dan de traditionele WGR-constructies. Meer flexibel en pragmatisch, passend bij deze tijd van informatisering en virtualisering. De gemeente Helmond wil daarbij de samenwerking aangaan vanuit haar eigen kracht en niet haar zwakte. Daar waar kansen zich voordoen wil de gemeente Helmond ook graag iets betekenen richting omliggende gemeenten. Enerzijds naar de Peel-gemeenten daar waar de samenwerking voor iedere deelnemer een toegevoegde waarde heeft. Anderzijds richting Eindhoven daar waar Helmond en Eindhoven zich als dragers van de Brainport weten. En op een nog hoger niveau als het gaat om strategische thema’s, zie hieronder.
De samenwerking moet zich daarbij richten op de inhoud, flexibiliteit en pragmatisme en niet op het creëren van allerlei nieuwe bestuurlijke constructies die de stuurbaarheid bemoeilijken.

De strategische agenda
Onze wijze van communiceren is de laatste decennia ingrijpend veranderd. Technologie heeft voor andere opvattingen gezorgd als het gaat om het delen van informatie. We leven in een open samenleving waarin netwerken een belangrijke rol spelen als het gaat om het behalen van (beleids)doelen. Meer dan voorheen moeten de Helmondse belangen juist daar goed vertegenwoordigd worden. Denk aan het MRE, BrabantStad, VNG/G32, Eurocities etc. Helmond staat niet op zich. We hebben partners nodig om ambities te verwezenlijken. Dat is de kern van de Strategische Agenda 2016-2020 die in 2016 gelanceerd is. Deze agenda vraagt om een omgevingsbewuste organisatie die snel en strategisch kan schakelen in diverse (samenwerkings) verbanden.

De organisatie
Mensen maken de stad, samen maken we het verschil
We stellen ons voor de opgave om een wendbare, professionele en efficiënte organisatie te worden, die in contact met de stad, flexibel kan beantwoorden aan wat daar nodig is. De basis van deze organisatie is op orde, krijgt professionele sturing vanuit nauw samenspel tussen bestuur, managers en medewerkers. Tegelijkertijd realiseren we de taakstelling vanuit het College van B&W om voor 2018 4,7 miljoen te bezuinigen op personeel & organisatie.
In 2016 is de structuur van de nieuwe organisatie opgebouwd. Verder heeft een reorganisatie heeft plaatsgevonden binnen de management populatie en drie ondersteunende afdelingen: Informatievoorziening & Automatisering, Financiën en Arbeid, Organisatie & Gezondheid (voorheen P&O).

In 2017 moet de ingezette organisatie ontwikkeling verder invulling gaan krijgen en zullen ook de overige afdelingen organisch ontwikkelen richting een nieuwe structuur en invulling. De eerste bezuinigingen worden zichtbaar, een nieuwe organisatiecultuur wordt ingezet, digitalisering krijgt een prominente rol in onze processen en de dienstverlening komt nog meer centraal te staan.

Organisatiecultuur
Verandering van structuur doet op zichzelf niet zo veel. De daadwerkelijke slag zit in verandering van gedrag en houding. Feitelijk zijn ‘structuur’ en ‘werkwijze’ belangrijke instrumenten voor een goede bedrijfsvoering. Met cultuur maken we uiteindelijk het verschil. We kunnen immers nog zo’n mooi structuurplaatje maken of een taakbeschrijving vastleggen, het succes valt of staat uiteindelijk bij de mensen die het doen; onze medewerkers en bestuurders. De omslag die gemaakt gaat worden is dat we puur en doelgericht handelen vanuit het belang van onze inwoners, bedrijven en instellingen. We gaan scherp anticiperen op de vaak grillige dynamiek in onze lokale samenleving en dat vraagt om ‘voeling met deze samenleving’, een flexibele instelling en improvisatiekracht. Onze blik is straks vooral naar buiten gericht. Vragen die zich dan opdienen zijn: Hoe staan we erin? Hoe communiceren we met elkaar? In welke mate kunnen wij een balans vinden tussen de ‘systeemwereld’ en het ‘gezonde verstand’? Hoe kunnen we oude denkpatronen loslaten? Hoeveel lef hebben we? Hoe worden medewerkers daarbij ondersteund door hun managers? Allemaal vragen die een antwoord verdienen. Dat is een zorgvuldig proces dat we zorgvuldig gaan doorlopen. Bovendien worden we straks vanuit de nieuwe structuur ‘on the job’ continu geconfronteerd met zaken die raken aan de werkwijze en de cultuur. We zullen daar organisch in gaan groeien, met de structuur als stimulans en met de vier kernnormen (mensen, verandering, resultaat, (vak)intelligentie) als onze leidraad. Managers plaveien de weg voor medewerkers om dit mogelijk te maken. Hierbij wordt een beroep gedaan op het lerend vermogen van de mensen in de organisatie.

Ontwikkelingen personeelsformatie
Op dit ogenblik is de meerjarige formatie en de hiermee gemoeide kosten als volgt weer te geven. De ontvlechting van de afdeling Werk & Inkomen even als de ontvlechting uit de Peel op het gebied van Zorg & Ondersteuning en de hieraan te relateren formatie in de ondersteuning en overhead is hierin verwerkt. De bezuinigingstaakstellingen die op de organisatie rusten zijn in voorliggende begroting verwerkt en zullen worden gerealiseerd. Omdat een deel van de taakstellingen nog meelopen in de bouwopdrachten van de nieuwe afdelingen en op functieniveau de invulling nog niet bekend is, wordt in de tabel gewerkt met een sluitregel. Deze wordt nog verdeeld over de afdelingen na afronding van de bouwopdrachten.

Inhuur
De gemeente Helmond maakt noodzakelijk gebruik van een flexibele schil. Enerzijds is dat op momenten dat vacatures (nog) niet zijn ingevuld of er sprake is van bijvoorbeeld ziekte. Anderzijds wordt specialistische kennis ingezet indien deze niet binnen de gemeente aanwezig is en wel benodigd is voor het behalen van bepaalde doelstellingen.

De grote onzekerheid met betrekking tot de definitieve structuur en toekomstige omvang van het gemeentelijk apparaat, heeft de afgelopen jaren genoodzaakt tot een grote voorzichtigheid met betrekking tot het invullen van vacatures met eigen vast personeel. Een aantal plekken in de organisatie zijn daarom bewust tijdelijk ingevuld zodat de grootst mogelijke flexibiliteit behouden kon worden in de ontwikkelingsfase.

Nu de nieuwe organisatiestructuur gevormd is, de fusie met Atlant bijna een feit is en de ontvlechting van Zorg & Ondersteuning voor een belangrijk deel gerealiseerd, zal in 2017 helder beleid rondom de inzet van inhuurkrachten gevolgd worden. Vertrekpunt wordt het zoveel mogelijk vast bezetten van structurele functies, specialismes inhuren waar nodig en ruimte houden voor opvang van ziekteverlof en piekmomenten. We willen het percentage inhuur terugbrengen. Maar we realiseren ons ook dat de arbeidsmarkt steeds flexibeler wordt en daar moeten we als moderne werkgever in mee bewegen.

De inzet van ICT en kwalitatief goede informatie is een (steeds) belangrijke(re), zo niet onmisbare,  component om de veranderingen waar de gemeente voor staat (bezuinigingen, doorvoering transformatie in het kader van het sociaal domein, omgevingswet, (regionale) samenwerking, verder gaande digitalisering van de overheid) succesvol te kunnen invoeren. Om hier maximaal effectief op te kunnen sturen is in 2016 de I&A-bedrijfsfunctie gereorganiseerd.
Op basis van de nieuwe I&A-organisatie zal samen met de organisatie en partners de realisatie van het programma Dienstverlening en Digitalisering verder vorm worden gegeven en worden gerealiseerd, ook in 2017.
Onderwerpen die daarbij aan de orde komen zijn onder andere: (regionale) samenwerking, de doorontwikkeling van de dienstverlening, digitalisering van de werkprocessen, informatiebeveiliging en privacy en aansluiting op en gebruik van basisregistratie.

Hieronder zijn voor de belangrijkste onderwerpen de speerpunten benoemd waar we in 2017 aandacht aan zullen besteden en resultaten op zullen behalen.

(Regionale) samenwerking
In het kader van (regionale) samenwerking zal aandacht worden besteed in een adequaat ingerichte informatievoorziening in relatie tot het Werkbedrijf die aansluit op de verantwoordelijkheidsverdeling. Daarnaast is de continuering van de informatievoorziening in het zorgdomein van groot belang en een zorgvuldige ontvlechting van het zorgbedrijf een belangrijk aandachtspunt. In bredere zin willen we de kaders en randvoorwaarden voor de informatievoorziening bij gemeenschappelijke regelingen / samenwerkingsconstructies opstellen en tegen het licht houden. Samenwerking wordt tenslotte steeds belangrijker en de effectiviteit van samenwerkingsverbanden lijkt steeds meer afhankelijk te zijn van een goede informatie-uitwisseling.
Praktisch zal een onderzoek plaatsvinden ten behoeve van de vervanging van de belangrijkste taakspecifieke applicatie in het sociaal domein en zal een regiesysteem in gebruik worden genomen.
Ook in relatie tot de veiligheidsregio zal worden onderzocht op welke wijze de informatie-uitwisseling kan worden verbeterd.
Een belangrijk onderwerp de komende jaren is de transformatie als gevolg van de omgevingswet. Door velen wordt ingeschat dat de impact hiervan nog groter is dan die van de decentralisaties. We zijn reeds bezig de consequenties in beeld te brengen. In 2017 zullen de consequenties nog meer zichtbaar worden. De invoering van de omgevingswet zal ook na 2017 grote veranderingen met zich meebrengen.

Doorontwikkelen dienstverlening
In 2016 is de visie op dienstverlening uitgewerkt. Eind 2016 / begin 2017 wordt ter optimalisatie van de dienstverlening een toptaken website gerealiseerd. In deze nieuwe website staan de producten en diensten centraal waarnaar inwoners en bedrijven het meest op zoek zijn. Deze producten en diensten kunnen digitaal worden aangevraagd en worden afgehandeld als zaken in het zaaksysteem.
Ook zal in 2016 het huidige Klant Contact Systeem worden vervangen zodat de frontoffice en de backoffice beter met elkaar worden verbonden zodat er nog beter en efficiënter wordt samengewerkt. Tevens worden de service- en dienstverleningsnormen herijkt, de dienstverleningskanalen opgeschoond en de aansluiting gemaakt met de landelijke voorziening MijnOverheid.

Digitaal (zaakgericht) werken
In 2016 is een generieke en basale vorm van digitaal en zaakgericht werken gemeente breed ingevoerd onder de naam “Operatie Zonder Omwegen”. In 2016 en 2017 volgt het verder verbreden en verdiepen van het digitaal zaakgericht werken binnen de organisatie (onder de naam “Digitaal Optimaal”) waarbij de samenhang tussen bedrijfsvoering en dienstverlening wordt geborgd. Concreet betreft dit het realiseren van noodzakelijke koppelingen tussen taakapplicaties en het zaaksysteem, de realisatie van een samenwerkingsomgeving voor projecten, de aansluiting van de dienstverlening op het zaaksysteem en het uitbouwen van de toolkit (o.a. sjablonen, zaaktypecatalogus, intelligent scannen, e-formulieren). Eind 2017 starten we een marktoriëntatie voor een nieuw zaaksysteem.

Ten behoeve van de archivering staan de volgende projecten op de planning voor 2016 en 2017: Aansluiting op het digitaal beheersysteem van het Regionaal Streekarchief, de decentrale digitale archieven centraliseren en de digitalisering van de bouwdossiers 1990-2010.

Bedrijfsvoering op orde
Om de bedrijfsvoering op orde te houden worden ook in 2017 een aantal bedrijfsvoeringsprocessen verbeterd. Zo willen we verdere voordelen behalen door bijv. het invoeren van e-facturatie (wettelijke verplichting 2018), het stroomlijnen van het in- en uitdiensttredingsproces, het verbeteren van managementinformatie, het optimaliseren van het inkoopproces en het terugbrengen van het aantal applicaties. Daarnaast zal het gebruik van het personeelsinformatiesysteem verder worden geoptimaliseerd door meer zelf-service functionaliteit voor management en medewerkers.

Basisregistraties op orde

De Gemeente is bij uitstek een informatie verwerkende organisatie. Voor allerlei processen, bijv. verlenen vergunningen, uitkeringen verstrekken, reisdocumenten afgeven, beleid (jeugd, zorg, werk, ruimtelijke plannen, etc.) ontwikkelen, maar bijvoorbeeld ook ten behoeve van rampenbestrijding is een adequate informatievoorziening nodig en basisregistraties die op orde zijn.
In 2017 zorgt de gemeente Helmond dat haar (wettelijke) basisgegevens op orde zijn en wordt een gegevensmakelaar ingericht voor de uitwisseling van basisgegevens en het gebruik van de basisgegevens in de werkprocessen. Daarnaast dient ingericht te zijn het terugmeldproces indien twijfel is over de kwaliteit. Alleen een adequate inrichting van het geheel aan maatregelen zorgt voor borging van de kwaliteit hetgeen van belang is voor het vertrouwen in de dienstverlening.

Informatiebeveiliging en privacy
Een steeds belangrijker onderwerp is informatiebeveiliging en privacy. Het belang van dit onderwerp heeft zich vertaald in de vorming van een aantal nieuwe functies binnen de I&A-bedrijfsfunctie. Zo zijn  er inmiddels een security officer, een privacy officer en een beveiligingsbeheerder aangesteld. Daarnaast is op basis van het informatieveiligheidsplan in 2016 een eerste meting gedaan. De resultaten zijn de basis voor het nemen van een aantal verdergaande maatregelen op het gebied van informatieveiligheid. Hiermee worden nog meer waarborgen gerealiseerd dat onbevoegden geen toegang krijgen tot informatie die niet voor hen is bestemd. Daarnaast zullen we toezien op de bescherming van de privacy van burgers en worden procedures omtrent datalekken verder geoptimaliseerd.

Modernisering automatisering
Ook in 2017 worden diverse projecten uitgevoerd om optimaal gebruik te maken van de technische mogelijkheden die ons ter beschikking staan. Zo zal het technische infrastructuur verder worden gevirtualiseerd en zullen de telefoniefaciliteiten worden afgestemd op het dienstverleningsconcept. Aandachtspunt heeft ook de inrichting van een crisisbeheersingsruimte die tevens gebruikt kan worden voor het virtueel in co-creatie ontwikkelen van bijv. stedenbouwkundige plannen.